Quem ainda não cansou de reuniões, que abra sua agenda

Sua agenda de trabalho foi adaptada durante a pandemia? O artigo do Dr. Fábio Caim traz reflexões que podem contribuir para seu planejamento.

A pandemia em 2020 empurrou diversos tipos de organizações para a digitalização de seus processos, em especial, o fluxo de trabalho ou o famoso “workflow”. Controle de horário de entrada, ou melhor de abertura do sistema no home office ou no mobile office se tornou a nova forma de controle, ou o cartão de ponto virtual.

E com o mobile office descobriu-se que é possível trabalhar de qualquer lugar (que o digam os nômades digitais) – e isso é bom, porque é possível estar em lugares mais confortáveis e agradáveis; todavia, também, é ruim, pois todo lugar é um local de trabalho.

Nessa pandemia diversas organizações saíram correndo para controlar e parametrizar os horários de trabalho, por um lado preocupadas com os prejuízos legais advindos dessas novas situações, por outro sabendo que não poderiam ou não dariam condições corretas para o exercício da atividade nesse novo ambiente digital de trabalho.

As reuniões intermináveis vieram para substituir o famoso bate-papo no horário do cafezinho, a parada na mesa do colega para jogar conversa fora e resolver alguma pendência, ou mesmo aquele encontro saudável pelo corredor com outra pessoa que te lembra algo que precisa ser feito.

As intermináveis reuniões, com horário para começar e sem horário para terminar, são marcadas nas agendas digitais com o alerta que nos lembram em 15, 10 e 5 minutos que ela irá começar, ou ainda reuniões que são programadas, avisadas e confirmadas via whatsapp e apontadas no calendário do computador ou do software de trabalho da própria empresa. A expressão “bloqueie sua agenda” virou algo corriqueiro.

Esses alertas constantes nos fazem conscientes do nosso enraizamento digital e preenchem nosso tempo com lembretes diários de que mesmo online jamais estaremos sozinhos, que nosso trabalho virou coletivo em diversos sentidos, especialmente, no que diz respeito aos encontros virtuais.

Ao participar dessas incontáveis reuniões, umas extremamente interessantes e produtivas e outras complementa inúteis, consegui pensar em algumas dicas para melhorar essa atividade que é essencial, mas, convenhamos, muito mal-usada por todos nós.

Lá vão as dicas:

  1. Defina corretamente o tipo de reunião que você está organizando:
    • Reuniões de brainstorming
    • Reuniões estratégicas para tomada de decisões
    • Reuniões táticas para assuntos pontuais e rotineiros
    • Reuniões operacionais para a solução de processos
    • Reuniões para comunicados relevantes
  1. Tenha sempre horário para começar e horário para terminar (respeite o horário).
  2. Tenha sempre uma pauta definida com indicação de prioridade, iniciando pelo item mais importante.
  3. Estabeleça a ordem de apresentação de cada um e exija concisão.
  4. Não levante possibilidades e hipóteses se o objetivo da reunião é discutir apenas a situação imediata.
  5. Seja e exija objetividade, com a definição correta dos próximos passos e datas.
  6. Na reunião seguinte (pois sempre haverá outra) defina de 5 a 10 minutos para discutir as operacionalizações que foram feitas nos “próximos passos”.

E a dica mais importante. Se for possível resolver por e-mail ou whatsapp, faça.

Por: Dr. Fábio Caim – publicitário, psicanalista, professor universitário (Cásper Líbero e Facamp) e sócio-consultor na Objeto Dinâmico – inteligência de marcas.

https://www.linkedin.com/in/fabiocaim/

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